Yrityksen elinvoima mitataan kannattavuudella. Ilman kannattavuutta yritys ei voi pärjätä pitkällä aikavälillä, eikä sen toiminta ole kestävällä pohjalla. Pienessä yrityksessä kannattavuuden parantaminen voi olla erityisen haastavaa, koska resurssit ovat rajalliset.

Kannattavuutta voi periaatteessa parantaa kahdella tavalla: lisäämällä tuottoja ja vähentämällä kustannuksia. Tässä blogikirjoituksessa tarkastellaan yrityksen kulurakennetta ja kerrotaan 8 vinkkiä, miten voit optimoida pienenkin yrityksen kustannuksia.

1. Ymmärrä kustannusrakenne

Ensimmäinen askel on ymmärtää kustannusrakenne – mihin rahaa käytetään ja mitä sillä rahalla saadaan. Tämä tarkoittaa käytännössä kaikkien yrityksen kulujen tunnistamista ja niiden laittamista tärkeysjärjestykseen. Tämä antaa sinulle selkeän kuvan siitä, mihin rahat menevät.

Tietoa kuluista löytyy helpoiten yrityksen kirjanpidosta, eli mars kirjanpitäjän juttusille. Kirjanpitäjän kanssa kannattaa käydä läpi edellisen vuoden tilinpäätös, koska se antaa kokonaiskuvan missä yrityksen taloudessa mennään. Ja sen jälkeen tarkastella myös kuukausitasolla ihan tili tililtä, jotta muodostuisi mahdollisimman selkeä mielikuva, mihin ne rahat oikeasti käytetään.

Tilinpäätökseen kuuluu tuloslaskelma eli miltä se yrityksen talouden arki näyttää, sekä tase, joka kertoo yrityksen varoista ja veloista tilinpäätöspäivänä. Tuloslaskelma on ehkä helpompi sisäistää, koska se muistuttaa pitkälti kotitalouden budjettia eli sanat ja sisältö on pääosin tuttua. Ja yrittäjä pärjää jo hyvin pitkälle perusarjessaan pelkällä tuloslaskelmalla.

2. Karsinta

Arvioi jokainen kulu ja mieti, onko se välttämätön yrityksen toiminnalle. Onko mahdollista karsia jotain tai löytyykö edullisempia vaihtoehtoja? Esimerkiksi, jos maksat palvelusta, jota et käytä säännöllisesti, harkitse sen lopettamista.

Älä kuitenkaan karsi vain karsimisen ilosta. Liika säästäminen voi kostautua, koska rahaa pitää myös käyttää, jos haluaa kasvua.

Karsimisessa on hyvä lähteä liikkeelle laittamalla kulut koleen lokeroon: Ferrarit, Toyotat ja Ladat. Ferrari on ihana, kutkutteleva ja houkutteleva asia, joka takuulla toimii, mutta on ehkä hieman luksusta yrityksesi kokoluokassa. Lada on taas sitten, noh – Lada. Se kyllä hoitaa hommansa, mutta nitkutellen.

Kustannustietoisen yrittäjän kannattaa luottaa pitkälti Toyotaan, ainakin jos kannattavuus aiheuttaa haasteita ja kustannuksia on välttämätön tarkastella. Toyotasta löytyy kaikki vimpaimet, mitä yrityksen pyörittämisessä tarvitaan ja homma sujuu luotettavasti. Puuttumaan jää lähinnä uusimmista uusimmat hienoudet ja kromisilaus – eli ei mitään sellaista, jota tarvitaan.

3. Ulkoista

Harkitse ulkoistamista tehtävissä, joita ei tarvitse tehdä yrityksen sisällä tai joka ei ole sinun perusosaamistasi. Ulkoistamalla voit vapauttaa työaikaasi olennaiseen – bisneksesi ytimeen: osaamisesi. Mitä enemmän voit keskittyä siihen, mistä rahat yritykseesi tulevat, sitä enemmän sinulla on myös mahdollisuus myydä.

Tällaisia voi olla esimerkiksi kirjanpito ja erilaisten laskemien tekeminen, somemarkkinointi tai verkkosivujen ylläpito. Ulkoistaminen voi olla kustannustehokas ratkaisu, jos et tarvitse tiettyä palvelua jatkuvasti. Ammattilainen maksaa, mutta hänellä menee asian tekemiseen vähemmän aikaa kuin jos opettelisit itse.

4. Hyödynnä teknologiaa

Teknologia voi auttaa tehostamaan prosesseja ja vähentämään kustannuksia. Tänä päivänä digitaalisuus mahdollistaa niin paljon, voi melkein sanoa, että vain taivas on rajana.

On olemassa erilaisia sovelluksia ja ohjelmistoja, joita voit hyödyntää ja siten nopeuttaa tekemistä. Digitaalisuus helpottaa myös työskentelyä tiimin kanssa – ei tarvitse enää olla samassa paikassa, jotta voi pitää palaverin tai lähetellä excel-tiedostoa sähköpostissa.

5. Neuvottele

Älä oleta, että hinnat ovat kiinteitä. Monissa tapauksissa voit neuvotella alennuksia toimittajien kanssa. Tämä pätee erityisesti, jos olet uskollinen asiakas tai tilaat suuria määriä.

Neuvottelu kannattaa myös palveluita hankittaessa. Jos ehdotuksesi vähentää myyjän kustannuksia myös, niin hän voi hyvinkin tulla vastaan hinnassa ja tilanne on win-win molemmille.

6. Käytä resursseja tehokkaammin

Harkitse resurssien, kuten tilojen, laitteiden tai työvoiman, tehokkaampaa käyttöä. Voisitko jakaa toimistotilaa toisen yrityksen kanssa tai voitko järjestää työntekijöiden työajat tehokkaammin?

Työntekijöiden ja oman tekemisen osalta kannattaa tarkastella prosesseja – tehdäänkö oikeita asioita oikeaan aikaan? Pitäisikö esimerkiksi vapauttaa aikaa suunnitteluun enemmän, koska sieltä tulee yrityksen tulot?

Ihmisen käyttämän ajan tehokkaassa resurssoinnissa on tavoite löytää kannattavuuden kannalta se paras tapa käyttää ne työhön varatut tunnit. Tehokkaammat resurssit ei siis tarkoita lisää tunteja työviikkoon, vaan mihin se nykyinen aika kannattaa käyttää.

Tai jos käytät yrityksessäsi jotain isoa konetta, mutta et tarvitse sitä kuin vain osan aikaa, voisiko työtiloja – ja koneita – käyttää kanssasi joku toinen yrittäjä? Tällöin molemmat säästäisivät rahaa laite- ja tilakustannuksissa ja kone tuottaisi rahaa isomman osan ajasta.

Koneista, laitteista ja työtiloista puhuttaessa resurssien tehokkaampaa käyttöä lisää kaikki, mikä lisää sitä aikaa, kun nämä resurssit tuo tuloja. Eli kun tilat ja koneet on käytössä, niin se on kaikki plussaa. Periaatteessa nämä voisi olla käytössä 24/7 – pois lukien huoltotauot ja vastaavat – eli kaikki lisäkäyttö parantaa resurssien tehokkuutta.

7. Optimoi varasto

Jos yrityksesi pitää varastoa, varmista, että se on optimoitu. Liian suuri varasto sitoo pääomaa ja aiheuttaa ylimääräisiä kuluja, kun taas liian pieni varasto voi aiheuttaa myynnin menetyksiä.

Varaston optimointia mitataan varaston kiertonopeutta kuvaavilla mittareilla eli mitataan sitä aikaa, mikä menee tavaran saapumisesta varastoon siihen, että tavara on myyty eli poistuu varastosta.

8. Monitoroi ja arvioi

Kustannusten optimointi on jatkuva prosessi. Seuraa kuluja säännöllisesti ja arvioi toimenpiteidesi tehokkuutta. Älä pelkää tehdä muutoksia, jos jokin ei toimi.

Älä kuitenkaan tee kerralla liikaa. Jos teet paljon muutoksia kerralla, et tiedä mikä niistä toi parannusta tilanteeseen.

Muutoksessa tärkeintä on itse muutos ja miten se vaikuttaa kustannusrakenteeseen ja kannattavuuteen. Tee siis muutokset harkiten, mielellään yksi muutos kerrallaan.

Muista, että jokainen yritys on erilainen, joten sovita nämä ohjeet yrityksesi tarpeisiin.

Haluatko jutella lisää sinun yrityksesi tilanteesta? Varaa ilmainen juttutuokio linkistä ja katsotaan, voisinko minä olla jotenkin avuksi