Useimmat ovat alunperin lähteneet yrittäjäksi, koska meiltä löytyy intohimo ja palava rakkaus tiettyyn tekemiseen ja sitä halutaan tehdä myös työksi. Jotkut onnekkaat löytää palkkatyön, jossa omat intohimot toteutuvat – ja toiset luo itselleen sen työpaikan, jossa pääsee toteuttamaan intohimoaan. Silti siihen rakkaaseen työhönkin liittyy kaikkea rutiinia, ja ei niin kivaa tekemistä. Kokosin tähän kirjoitukseen joitain vinkkejä, joilla itse kevennän työtäni sieltä rutiinien osalta. Mutta ensin muutama sana, miten itse päädyin yrittäjäksi.

Itse kuulun näihin onnekkaisiin, jotka on jossain vaiheessa työuraa saanut palkkaa siitä rakastamastaan työstä – rakkaus laskelmiin ja exceliin sekä controllerin työ on ihan kiva yhdistelmä. Olen oikeastaan aina tykännyt työstäni, koska sen ydin on ollut laskelmissa.

Itse päätin ponnistaa yrittäjäksi siinä vaiheessa, kun yhdessä elämän käännekohdassa aloin tarkastella enemmän myös mm. työtäni. Silloinen palkkatyöni oli joo laskelmiin liittyvää, mutta silti suurin osa työajastani meni byrokratiaan, yleiseen johtamiseen ja esihenkilötehtäviin – laskelmia näin lähinnä alaisteni työpöydillä.

Nyt nautin siitä, että saan niin sanotusti pistää kädet saveen eli pääsen tekemään laskelmia ja auttamaan yrittäjiä sekä yrittäjäksi haluavia laskelmien ihanassa maailmassa. Niin, ja muistathan, että tarvittaessa minä rakastan laskelmia ja exceliä puolestasi!

Silti tähänkin työhön kuuluu myös ihan muuta tekemistä. Olen huono rutiineissa – tarkoitan tällä sitä, että tylsistyn tosi helposti toistuvaan tekemiseen ja pyrin aina kaikin tavoin löytämään helpoimman tavan hoitaa asian ilman, että tingin laadusta. Paitsi jos siihen liittyy excel – ja silloinkin luultavasti käytät kerran todella paljon aikaa, että saan tehtyä laskelmapohjan, jonka käyttö vie jatkossa vain vähän aikaa.

Kokosin tähän tapoja ja ilmaisia ohjelmia, joita itse hyödynnän helpottaessani rutiinien tekemistä.

Rutiinit

Ja nurinkurista on, että keventääkseni rutiineja, olen luonut rutiineja. Rutiinit on tylsiä, mutta ne myös vapauttaa aikaa ja varmistaa, että asiat tulee tehdyksi – ja samalla voi käyttää sitä vapautunutta muistia ja energiaa vaikkapa uusien asioiden ideoimiseen. Tuskin kukaan miettii hampaiden pesemistä askel askeleelta vaan se tapahtuu automaatiolla ja samalla voi vaikka suunnitella päivän työlistaa. Myös työrutiinit toimii samantapaisesti – ne vapauttavat aikaa ja varmistavat, että asiat tulee tehdyksi.

Yrityksen talousasioista kannattaa ehdottomasti luoda rutiinit, koska siten vältät kuittihärdellin kirjanpitäjän suuntaan kuun vaihteessa tai et enää koskaan unohda laskuttaa asiakasta.

Kuitit ja paperiset laskut kannattaa tallentaa joka päivä niille varattuun paikkaan, aikajärjestyksessä ja kaupan kuittitulosteista heti kopio otettuna. Kirjanpitäjälle voi toimittaa sitten siistissä nipussa olevat tositteet kerran kuussa ja sekä kirjanpitäjäsi että luultavasti myös yrityksesi kassa kiittää säästyneestä ajasta.

Laskuta joka viikon lopussa, niin varmistat tasaisen tulovirran ja et myöskään vahingossa tarjoa kenellekään asiakkaallesi ”ilmaista lounasta” unohdetun laskun muodossa.

Ota käyttöön erillinen vihko, mihin kirjaat ylös kaikki yrityksesi tulevaisuuteen vaikuttavat asiat: ideat uusista tuotteista tai palveluista, postausideat, hyvä markkinointikampanjan teema jne.

Myös rahavirtoihin liittyvät tiedot kannattaa ehdottomasti kirjata aina ylös, näille kannattaa varata oma vihkonsa. Tähän rahavihkoon kirjaat aina ylös päivämäärän kanssa, kun joku yrityksen talouteen vaikuttava asia muuttuu tai saattaa muuttua. Rahavihkoon kannattaa kirjoittaa ylös heti, kun saat tiedon, että joku vakiomaksu muuttuu – esimerkiksi verkkosivujen palvelinmaksu nousee laskutuskauden vaihtuessa. pidä myös kirjaa muista vakituisista kuluista, jotka toteutuvat hieman harvemmin ja eli muistaminen on vaikeaa. Itse en ainakaan muista ulkoa, paljonko kopiokoneen väripatruuna maksoikaan ja tiedon etsimiseen jostain koneen kätköistä menee ikuisuus aikaa. Tällaiset yksittäiset erät kun luultavasti katoaa kirjanpidossakin sinne ärsyttävään ”Muut”-lokeroon, joka on vähän kuin kirjanpidon kaatopaikka tai sekalainen varasto. Rahavihkon avulla löydät tiedon nopeasti ja budjetin luominen on ihanan helppoa, kun kaikki muutokset voi tarkistaa yhdestä paikasta.

Tarkistuslistat

Rutiinien luomisessa auttaa erilaiset tarkistuslistat ja muistilaput sekä to do-listaukset– yllättäen rakastan näitä kaikkia.

Tarkistuslistan avulla on helppo hoitaa harvemmin tehtävät asiat, kun saa edetä vain askel kerrallaan ja ruksia valmiiksi listaa. Esimerkiksi budjetoinnin avuksi voit ladata ilmaisen tarkistuslistan täältä:

Muistilaput taas voi hyödyntää niin monella tavalla. Rutiinien välttelijänä olen tosi hyvä hyppäämään kesken rutiinihomman toiseen juttuun – aivoni nimittäin tuntuvat pulppuavan erityisen paljon ideoita rutiinihommien aikana. Sen sijaan että hyppäisin heti uuden idean kimppuun, laitan sen ylös muistilapulle, jotta voin palata siihen edellisen homman päätteeksi.

Muistilaput on to do-listoja parempia, jos haluat visualisoida asioita. Muistilappuja on helppo siirrellä esimerkiksi A4 päälle sopivaan tekemisjärjestykseen tai kalenterissa sopivaan kohtaa viikkoa tai kuukautta. Muistilappujen avulla vältän myös sen, etten kirjoita aina vain uusia to do-listoja. Suunnittelu on tarpeellista ja tehostaa tekemistä, mutta itse joudun välillä vähän tsemppaamaan sinne rutiinien tekemisen puolelle sen suunnitelun sijaan. Muistilaput varmistaa, että yksi vaihe jää pois arjen rutiineissa.

To do-lista on taas hyvä tapa pitää kirjaa kaikista ideoista ja tehtävistä asioista, jotka pitää tehdä, mutta ei ehkä tänään tai ehkä vielä tässä kuussakaan. Kun ne laittaa vihkoon ylös, niin mikään homma tai idea ei pääse unohtumaan arjen tiimellyksessä. Käytän myös ilmaista ohjelmaa Toodledo-asioiden suunnitteluun, erityisesti jos on isompi homma työn alla ja olen vasta urakan alkuvaiheessa eli kaikki tekeminen ei ole vielä ihan valmiiksi mietittynä.

Ja aivoni siis todella pelaa parhaiten, kun en ajattele aktiivisesti. Saan ne parhaimmat ideat työjutuista tai markkinointilauseista tyypillisesti koiran kanssa lenkillä – siinä vaiheessa kun kotiin on vielä 30 min matkaa. Puhelimiin on saatavilla hyviä ilmaisia nauhoitusohjelmia. Käytän tällaista juurikin lenkillä, tai iltapalan jälkeen nojatuolissa tai jopa juuri ennen nukahtamista – eli nauhoitan ideat puhelimelle. Nämä voi sitten seuraavana päivänä purkaa ylös to do-listalle tai vaikka sinne rahavihkoon.

Tauot virkistää aivoja ja lisää työtehoa

Tauota tekemistä! Jaksat paremmin, kun pidät edes minuutin tauon kerran tuntiin ja vaan tuijotat sen ajan ikkunasta ulos. Tauot myös auttaa siihen, ettei rutiinit ärsytä niin paljon. Pyrin palastelemaan tekemisiäni 20 min pätkiin – sen verran pystyn pitämään itseäni keskittyneenä tylsempiinkin hommiin. Pienet palaset monta kertaa päivässä auttaa saamaan paljon aikaiseksi + virtaa riittää vielä työpäivän jälkeenkin.

Jos päivä tuntuu tahmealta starttaamaan eli en tunnu saavan työotetta millään käyntiin, hyödynnän tällaisinä päivinä pomodo-tekniikkaa. Tässä työskennellään 20 min tehokkaasti, pidetään 5 min taukoa ja taasuusi 20 min tehokkaasti töitä. Itselläni on puhelimessa pomodo-sovellus. Ja edelleen yllätyn siitä, kuinka lyhyt aika 20 min on oikeasti silloin, kun keskittyy vaikka kirjoittamaan sitä hieman tylsää muistiota. Pomodo-sovellus tehostaa tekemistä ja saa liikkeelle ei huvittaisi-päivinä.

Mihin aika kuluu – laskutettavien tuntien seuranta

Teen paljon erilaisia projekteja – isompia ja pienempiä – ja niihin käytettyjä tunteja täytyy seurata laskutusta varten. Ja koska yksi ihminen ehtii tehdä vain rajallisen määrän työtä, seuraan myös kaikkea muuta tekemääni työtä. Näin saan kerrytettyä tietoa, paljonko ihan oikeasti käytän aikaa esimerkiksi projekteihin (laskutettavat tunnit), mutta myös paljonko aikaa menee markkinointiin sekä yrityksen rutiineihin. Tiedon pohjalta on sitten helppo tehdä päätöksiä esimerkiksi ulkoistamisesta – jos ulkoistaisin esimerkiksi somen (tai laskelmatkin voi ulkoistaa, vink vink), niin paljonko voisin vapauttaa aikaani laskutettavaan työhön. Ja tilastoinnin perusteella voisin saman tien laskea, paljonko se toisi lisätuloja – luultavasti paljon enemmän kuin somen ulkoistus itselleni tulisi maksamaan. Käytän projektien seuraamiseen Toggl-ohjelmaa – ilmainen versiokin tarjoaa mahdollisuuden seurata eri asiakkuuksia ja eri asiakkuuksien sisällä eri projekteja. Raportin pohjalta on helppo katsoa yhdellä silmäyksellä esimerkiksi yhden projektin tai saman asiakkaan useamman projektin laskutettavat tunnit.

Muuta kivaa

Jos teet asiakastyötä konsultoinnissa tai valmennuksen parissa, niin luultavasti tapaat potentiaalisia asiakkaita aika säännöllisesti. Jos tapaamiset pitäisi sopia sähköpostisulkeisissa, niin siihen kuluisi helposti paljon aikaa ja saattaisipa siinä jokunen asiakas kadota jo ennen keskusteluita ihan jo viestittelyketjun takia. Ilmaisia ajanvarausohjelmistoja löytyy useita, mutta itse olen tykännyt käyttää Calendlya. Sen voi kytkeä suoraan kalenteriisi + ohjelmaan voi määritellä haluamasi ajankohdat, jonka jälkeen kiinnostunut asiakas voi itse valita sopivan ajan. Näin asiakas voi varata keskusteluajan sinullekin sopivaan ajankohtaan heti, kun kiinnostus herää. Sinä ja asiakas säästitte molemmat aikaa.

Ja ei kannata unohtaa vanhaa kunnon ajastus-toimintoa. Itse säästän aikaa (ja hermojanikin) ajastamalla somen postaukset aina viikko kerrallaan valmiiksi, niin muun ajan voin keskittyä projekteihin ja noihin ihaniin laskelmiin. Myös blogipostaukset ja uutiskirjeet voi ajastaa, samoin laskujen maksamisen – ja varmasti myös monta muuta kohdetta on ajastettavissa. Näin voit valita itsellesi sopivan ajankohdan näiden toistuvien asioiden tekemistä varten, ajastaa ne ja sitten vain nauttia siitä unelmatyöstä muu aika.

Myös yrityksen pyörittämiseen liittyvissä asioissa kannattaa noudattaa hyväksi todettua käytäntöä eli askel kerrallaan. Kun opettelee yhden uuden asian, tekee siihen liittyvät rutiinit ja hioo ne toimiviksi, niin sen jälkeen on hyvä siirtyä hiomaan seuraavaa asiaa kuntoon. Vinkkien on tarkoitus auttaa vähentämään stressiä – ei lisäämään sitä.